Trình tự giao nhận hàng hóa XNK tại các cảng biển

I. TRÌNH TỰ NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU
  
1.Ðối với hàng không phải lưu kho, bãi tại cảng

2. Ðối với hàng phải lưu kho, lưu bãi tại cảng
 
a. Cảng nhận hàng từ tầu

b. Cảng giao hàng cho các chủ hàng

3. Hàng nhập bằng container
 
a. Nếu là hàng nguyên (FCL)

b. Nếu là hàng lẻ (LCL)
 
II. TRÌNH TỰ GIAO HÀNG XUẤT KHẨU
 
1. Ðối với hàng hoá không phải lưu kho bãi tại cảng

2. Ðối với hàng phải lưu kho bãi của cảng

a. Giao hàng XK cho cảng bao gồm các công việc

b. Cảng giao hàng cho tàu

3. Ðối với hàng XK đóng trong contaner:

a. Nếu gửi hàng nguyên (FCL)

b. Nếu gửi hàng lẻ (LCL)
 

I. TRÌNH TỰ NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU 
  
1.Ðối với hàng không phải lưu kho, bãi tại cảng
 
Trong trường hợp này, chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác đứng ra giao nhận trực tiếp với tầu
 
- Ðể có thể tiến hành dỡ hàng, 24 giờ trước khi tầu đến vị trí hoa tiêu, chủ hàng phải trao cho cảng một số chứng từ:
 
+ Bản lược khai hàng hoá (2 bản)
 
+ Sơ đồ xếp hàng (2 bản)
 
+ Chi tiết hầm hàng (2 bản)
 
+ Hàng quá khổ, quá nặng (nếu có)
 
- Chủ hàng xuất trình vận đơn gốc cho đại diện của hãng tầu
 
- Trực tiếp nhận hàng từ tầu và lập các chứng từ cần thiết trong quá trình nhận hàng như:
 
+ Biên bản giám định hầm tầu (lập trước khi dỡ hàng) nhằm quy trách nhiệm cho tầu về những tổn thất xảy sau này.
 
+ Biên bản dỡ hàng (COR) đối với tổn thất rõ rệt
 
+ Thư dự kháng (LOR) đối với tổn thất không rõ rệt
 
+ Bản kết toán nhận hàng với tầu (ROROC)
 
+ Biên bản giám định
 
+ Giấy chứng nhận hàng thiếu (do đại lý hàng hải lập)
 
............
- Khi dỡ hàng ra khỏi tầu, chủ hàng có thể đưa về kho riêng để mời hải quan kiểm hoá. Nếu hàng không có niêm phong cặp chì phải mời hải quan áp tải về kho
 
- Làm thủ tục hải quan
 
- Chuyên chở về kho hoặc phân phối hàng hoá
 
2. Ðối với hàng phải lưu kho, lưu bãi tại cảng
 
a. Cảng nhận hàng từ tầu:
 
- Dỡ hàng và nhận hàng từ tầu (do cảng làm)
 
- Lập các giấy tờ cần thiết trong quá trình giao nhận (nhân viên giao nhận phải cùng lập)
 
- Ðưa hàng về kho bãi cảng
 
b. Cảng giao hàng cho các chủ hàng
 
- Khi nhận được thông báo hàng đến, chủ hàng phải mang vạn đơn gốc, giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tầu để nhận lệnh giao hàng (D/O – delivery order). Hãng tầu hoặc đại lý giữ lại vận đơn gốc và trao 3 bản D/O cho người nhận hàng
- Chủ hàng đóng phí lưu kho, phí xếp dỡ và lấy biên lai
 
- Chủ hàng mang biên lai nộp phí, 3 bản D/O cùng hoá đơn và phiếu đóng gói đến văn phòng quản lý tầu tại cảng để ký xác nhận D/O và tìm vị trí hàng, tại đây lưu 1 bản D/O
 
- Chủ hàng mang 2 bản D/O còn lại đến bộ phận kho vận để làm phiếu xuất kho. Bộ phận này giữ 1D/O và làm 2 phiếu xuất kho cho chủ hàng
 
- Làm thủ tục hải quan qua các bước sau:
 
+ Mở tờ khai HQĐT.
 
+ Hải quan kiểm tra chứng từ (nếu luồng vàng)
 
+ Kiểm tra hàng hoá (nếu luồng đỏ)
 
+ Tính và thông báo thuế
 
+ Chủ hàng ký nhận vào giấythông báo thuế, nộp thuế và tờ khai có xác nhận của DN, xin chứng nhận hoàn thành thủ tục hải quan
 
- Sau khi hải quan xác nhận "hoàn thành thủ tục hải quan" chủ hàng có thể mang ra khỏi cảng và chở về kho riêng
 
3. Hàng nhập bằng container
 
a. Nếu là hàng nguyên (FCL)
 
- Khi nhận được thông báo hàng đến (NOA) thì chủ hàng mang vận đơn gốc và giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tầu để lấy D/O
 
- Chủ hàng mang D/O đến hải quan làm thủ tục và đăng ký kiểm hoá (chủ hàng có thể đề nghị đưa cả container vè kho riêng hoặc ICD để kiểm tra hải quan nhưng phải trả vỏ container đúng hạn nếu không sẽ bị phạt)
 
-Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, chủ hàng phải mang bộ chứng từ nhận hàng cùng D/O đến Văn phòng quản lý tầu tại cảng để xác nhận D/O
 
- Lấy phiếu xuất kho và nhận hàng
 
b. Nếu là hàng lẻ (LCL)
 
Chủ hàng mang vận đơn gốc hoặc vận đơn gom hàng đến hãng tầu hoặc đại lý của người gom hàng để lấy D/O, sau đó nhận hàng tại CFR quy định và làm các thủ tục như trên.
 
II. TRÌNH TỰ GIAO HÀNG XUẤT KHẨU 
 
1. Ðối với hàng hoá không phải lưu kho bãi tại cảng
 
Ðây là hàng hoá XK do chủ hàng ngoại thương vận chuyển từ các nơi trong nước để xuất khẩu, có thể để tại các kho riêng của mình chứ không qua các kho của cảng. Từ kho riêng, các chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác có thể giao trực tiếp cho tầu. Các bước giao nhận cũng diễn ra như đối với hàng qua cảng.
 
Ðưa hàng đến cảng: do các chủ hàng tiến hành
 
- Làm các thủ tục xuất khẩu, giao hàng cho tầu
 
+ Chủ hàng ngoại thương phải đăng ký với cảng về máng, địa điểm, cầu tầu xếp dỡ
 
+ Làm các thủ tục liên quan đến xuất khẩu như hải quan, kiểm dịch...
 
+ Tổ chức vận chuyển, xếp hàng lên tầu
 
+ Liên hệ với thuyền trưởng để lấy sơ đồ xếp hàng
 
+ Tiến hành xếp hàng lên tầu do công nhân của cảng làm, nhân viên giao nhận phải theo dõi quá trình để giải quyết các vấn đề xảy ra, trong đó phải xếp hàng lên tầu và ghi vào tally sheet (phiếu kiểm kiện)
 
+ Lập biên lai thuyền phó ghi số lượng, tình trạng hàng hoá xếp lên tầu (là cơ sở để cấp vận đơn). Biên lai phải sạch
 
 
+ Người chuyên chở cấp vận đơn, do chủ hàng lập và đưa thuyền trưởng ký, đóng dâú.
 
+ Lập bộ chứng từ thanh toán tiền hàng được hợp đồng hoặc L/C quy định
 
+ Thông báo cho người mua biết việc giao hàng và phải mua bảo hiểm cho hàng hoá (nếu cần).
 
+ Tính toán thưởng phát xếp dỡ hàng nhanh chậm (nếu có)
 
2. Ðối với hàng phải lưu kho bãi của cảng
 
Ðối với loại hàng này, việc giao hàng gồm hai bước lớn: chủ hàng ngoại thương (hoặc người cung cấp trong nước) giao hàng XK cho cảng, sau đó cảng tiến hành giao hàng cho tầu
 
a. Giao hàng XK cho cảng bao gồm các công việc:
 
- Chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác ký kết hợp đồng lưu kho bảo quản hàng hoá với cảng
 
- Trước khi giao hàng cho cảng, phải giao chi cảng các giấy tờ:
 
+ Danh mục hàng hoá XK (cargo list)
 
+ Thông báo xếp hàng của hãng tầu cấp ( shipping order) nếu cần
 
+ Chỉ dẫn xếp hàng (shipping note)
 
- Giao hàng vào kho, bãi cảng
 
b. Cảng giao hàng cho tàu
 
- Trước khi giao hàng cho tầu, chủ hàng phải:
 
+ Làm các thủ tục liên quan đến XK: hải quan, kiểm dịch, kiểm nghiệm (nếu có....
 
+ Báo cho cảng ngày giờ dự kiến tầu đến (ETA), chấp nhận NOR
 
+ Giao cho cảng sơ đồ xếp hàng
 
- Tổ chức xếp và giao hàng cho tầu:
 
 
+ Trước khi xếp, phải tổ chức vận chuyên hàng từ kho ra cảng, lấy lệnh xếp hàng, ấn định số máng xếp hàng, bố trí xe và công nhân và người áp tải nếu cần
 
+ Tiến hành bốc và giao hàng cho tầu. Việc xếp hàng lên tầu do công nhân cảng làm. Hàng sẽ được giao cho tầu dưới sự giám sát của đạI diện hải quan. Trong quá trình giao hàng, nhân viên kiểm đếm của cảng phải ghi số lượng hàng giao vào Tally Report, cuối ngày phải ghi vào Daily Report và khi xếp xong một tầu, ghi vào Final Report. Phía tầu cũng có nhân viên kiểm đếm và ghi kết quả vào Tally Sheet. Việc kiểm đếm cũng có thể thuê nhân viên của công ty kiểm kiện
 
+ Khi giao nhận xong một lô hoặc toàn tầu, cảng phải lấy biên lai thuyền phó (Mate?s Receipt) để trên cơ sở đó lập vận đơn (B/L)
 
- Lập bộ chứng từ thanh toán: Căn cứ vào hợp đồng mua bán và L/C, nhân viên giao nhận phải lập hoặc lấy các chứng từ cần thiết tập hợp thành bộ chứng từ, xuất trình cho ngân hàng để thanh toán tiềnhàng. Nếu thanh toán bằng L/C thì bộ chứng từ thanh toán phải phù hợp một cách máy móc với L/C và phải phù hợp với nhau và phải xuất trình trong thời hạn hiệu lực của L/C.
 
- Thông báo cho người mua về việc giao hàng và mua bảo hiểm cho hàng hoá (nếu cần)
 
- Thanh toán các chi phí cần thiết cho cảng như chi phí bốc hàng, vận chuyển, bảo quản, lưu kho....
 
- Tính toán thưởng phạt xếp dỡ, nếu có
 
3. Ðối với hàng XK đóng trong contaner:

a. Nếu gửi hàng nguyên (FCL)
 
- Chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác điền vào booking note và đưa cho đại diện hãng tầu để xin ký cùng với bản danh mục XK (cargo list)
 
- Sau khi đăng ký booking note, hãng tầu sẽ cấp lệnh giao vỏ container để chủ hàng mượn
 
- Chủ hàng lấy container rỗng về địa điềm đóng hàng của mình
 
- Mời đại diện hải qian, kiểm nghiệm, kiểm dịch, giám đinh (nếu có) đến kiểm tra và giám sát việc đóng hàng vào container. Sau khi đóng xong, nhân viên hải quan sẽ niêm phong, kẹp chì container
 
- Chủ hàng vận chuyển và giao container cho tầu tại CY quy định, trước khi hết thời gian quy định (closing time) của từng chuyến tầu (thường là 8 tiếng trước khi tầu bắt đầu xếp hàng) và lấy biên lai nhanạ container để chở MR.
 
- Sau khi container đã xếp lên tầu thì mang MR để đổi lấy vận đơn
 
b. Nếu gửi hàng lẻ (LCL)
 
- Chủ hàng gửi booking note cho hãng tàu hoặc đạI lý của hãng tầu, cung cấp cho họ những thông tin cần thiết về hàng XK. Sau khi booking note được chấp nhận, chủ hàng sẽ thoả thuận với hãng tầu về ngày, giờ, địa điểm giao nhận hàng.
 
- Chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác mang hàng đến giao cho người chuyên chở hoặc đại lý taị CFS hoặc ICD quy định
 
- Các chủ hàng mời đại diện hải quan kiểm tra, kiểm hoá, giám sát việc đóng hàng vào container của người chuyên chở hoặc người gom hàng. Sau khi hải quan niên phong kẹp chì container, chủ hàng hoàn thành nốt thủ tục để bốc container lên tầu và yêu cầu cấp vận đơn.
 
- Người chuyên chở cấp biên lai nhận hàng hoặc một vận đơn chung chủ
 
- Người chuyên chở xếp container lên tầu và vận chuyển đến nơi đến