TỪ 15/10/2026, KHAI CHỨNG TỪ ĐIỆN TỬ HẢI QUAN PHẢI THEO CHUẨN DỮ LIỆU JSON - FILE CÔNG VĂN, QUY ĐỊNH VÀ MẪU MINH HỌA

Từ ngày 15/10/2026 đến ngày 15/11/2026, cơ quan Hải quan dự kiến mở hệ thống để doanh nghiệp có nhu cầu khai thử nghiệm chứng từ điện tử theo định dạng dữ liệu mới. Theo đó, việc trao đổi thông tin giữa hệ thống của cơ quan Hải quan và hệ thống của doanh nghiệp xuất nhập khẩu phải tuân thủ chuẩn JSON DataFormat theo Quyết định 1434/QĐ-CHQ năm 2026.

Doanh nghiệp cần chủ động cập nhật phần mềm, chuẩn bị kết nối và kiểm tra dữ liệu trước khi áp dụng chính thức nhằm hạn chế lỗi truyền nhận, tránh ảnh hưởng đến tiến độ khai báo và thông quan hàng hóa.

1. Công văn 1925/HQKV19-QLRR&CNTT năm 2026 về khai thử nghiệm chứng từ điện tử

Ngày 16/9/2026, Chi cục Hải quan khu vực XIX ban hành Công văn 1925/HQKV19-QLRR&CNTT năm 2026 về việc triển khai áp dụng quy định tạm thời về định dạng thông điệp dữ liệu chứng từ điện tử liên quan đến hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu.

Theo nội dung công văn, cơ quan Hải quan thông báo đến cộng đồng doanh nghiệp về kế hoạch mở hệ thống khai thử nghiệm theo định dạng thông điệp dữ liệu mới, tạo điều kiện để doanh nghiệp chủ động chuẩn bị hệ thống công nghệ thông tin trước khi triển khai chính thức.

Thời gian và đối tượng áp dụng thử nghiệm

• Thời gian dự kiến: Từ ngày 15/10/2026 đến hết ngày 15/11/2026.

• Đối tượng: Doanh nghiệp có nhu cầu khai thử nghiệm chứng từ điện tử theo định dạng dữ liệu mới.

• Cơ quan tiếp nhận đề nghị: Cục Hải quan, thông qua Ban Công nghệ thông tin và Thống kê Hải quan.

• Nội dung hỗ trợ: Hướng dẫn, hỗ trợ kết nối và thực hiện khai thử nghiệm trên hệ thống.

Doanh nghiệp có nhu cầu tham gia cần gửi văn bản đề nghị đến cơ quan Hải quan theo hướng dẫn để được hỗ trợ thực hiện.

Văn bản tham khảo:

• Công văn 1925/HQKV19-QLRR&CNTT năm 2026

• Quyết định 1434/QĐ-CHQ năm 2026: Văn bản quy định định dạng thông điệp dữ liệu chứng từ điện tử áp dụng trong quá trình trao đổi thông tin với cơ quan Hải quan.

2. Quy định về định dạng dữ liệu chứng từ điện tử theo Quyết định 1434/QĐ-CHQ

Theo Điều 3 của Quy định ban hành kèm theo Quyết định 1434/QĐ-CHQ năm 2026, việc trao đổi thông tin giữa hệ thống thông tin của cơ quan Hải quan và hệ thống thông tin của doanh nghiệp xuất khẩu, nhập khẩu khi khai báo chứng từ điện tử phải tuân thủ chuẩn JSON DataFormat.

Một thông điệp dữ liệu điện tử được xem là hoàn chỉnh và hợp lệ khi đáp ứng đầy đủ các quy tắc về cú pháp và cấu trúc thông điệp dữ liệu quy định tại Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định.

JSON DataFormat là gì?

JSON (JavaScript Object Notation) là định dạng dữ liệu văn bản dùng để biểu diễn và trao đổi thông tin giữa các hệ thống công nghệ thông tin.

Trong hoạt động khai báo chứng từ điện tử hải quan, việc sử dụng JSON giúp dữ liệu được tổ chức theo cấu trúc thống nhất để các hệ thống có thể tiếp nhận và xử lý theo quy tắc đã quy định.

Tuy nhiên, dữ liệu đúng cú pháp JSON chưa đồng nghĩa với thông điệp khai báo hợp lệ. Thông điệp còn phải đáp ứng cấu trúc, trường dữ liệu, kiểu dữ liệu và các quy tắc tương ứng theo quy định của cơ quan Hải quan.

Những yêu cầu doanh nghiệp cần lưu ý

Do đó, doanh nghiệp không nên chỉ chuyển đổi định dạng dữ liệu một cách hình thức mà cần kiểm tra toàn bộ quy trình tạo thông điệp, truyền dữ liệu và tiếp nhận phản hồi từ hệ thống Hải quan.

3. Mẫu minh họa dữ liệu JSON trong khai báo chứng từ điện tử hải quan

Chi tiết về quy định và mẫu minh họa dữ liệu JSON: FILE QUY ĐỊNH VÀ MINH HỌA DỮ LIỆU JSON

Để hình dung cách tổ chức dữ liệu theo định dạng JSON, doanh nghiệp có thể tham khảo ví dụ minh họa dưới đây.

Ví dụ cấu trúc JSON đơn giản

{
  "documentType": "IMPORT",
  "documentNumber": "DEMO-2026-001",
  "declarationDate": "2026-10-15",
  "enterprise": {
    "name": "ABC IMPORT EXPORT CO., LTD",
    "taxCode": "0100000000"
  },
  "goods": [
    {
      "description": "Electronic components",
      "quantity": 100,
      "unit": "PCS"
    }
  ]
}

Lưu ý quan trọng: Đây chỉ là ví dụ minh họa cách tổ chức dữ liệu dạng JSON, không phải mẫu thông điệp chính thức của cơ quan Hải quan. Các trường dữ liệu, tên thuộc tính, mã nghiệp vụ và cấu trúc trong ví dụ không được mặc định là phù hợp với hệ thống thực tế.

Khi triển khai, doanh nghiệp cần đối chiếu chính xác với Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 1434/QĐ-CHQ, bao gồm cấu trúc thông điệp, trường dữ liệu bắt buộc, kiểu dữ liệu, quy tắc kiểm tra và các yêu cầu kỹ thuật liên quan.

Những lỗi cần tránh khi chuẩn bị dữ liệu JSON

• Sai cú pháp: Thiếu dấu ngoặc, dấu phẩy, dấu ngoặc kép hoặc sử dụng sai quy tắc JSON.

• Sai cấu trúc: Tên trường, cấu trúc đối tượng hoặc mảng dữ liệu không đúng quy định.

• Sai kiểu dữ liệu: Truyền số liệu, ngày tháng hoặc giá trị văn bản không đúng yêu cầu.

• Thiếu thông tin bắt buộc: Không cung cấp đầy đủ các trường dữ liệu theo cấu trúc được quy định.

• Lỗi kết nối hoặc truyền nhận: Phần mềm chưa tương thích hoặc chưa xử lý đúng thông điệp phản hồi từ hệ thống.

Việc kiểm thử trước khi áp dụng chính thức sẽ giúp doanh nghiệp phát hiện sớm các vấn đề và chủ động phối hợp với đơn vị cung cấp phần mềm hoặc cơ quan Hải quan để xử lý.

4. Doanh nghiệp cần làm gì trong thời gian khai thử nghiệm từ 15/10 đến 15/11/2026?

Trong giai đoạn thử nghiệm, doanh nghiệp nên chủ động rà soát hệ thống và quy trình khai báo theo các bước sau:

Bước 1: Rà soát phần mềm khai báo

Làm việc với bộ phận công nghệ thông tin hoặc nhà cung cấp phần mềm để xác định khả năng hỗ trợ chuẩn JSON DataFormat theo Quyết định 1434/QĐ-CHQ.

Bước 2: Chuẩn bị kết nối với hệ thống Hải quan

Nếu có nhu cầu tham gia khai thử nghiệm, doanh nghiệp cần gửi văn bản đến Cục Hải quan thông qua Ban Công nghệ thông tin và Thống kê Hải quan để được hướng dẫn, hỗ trợ kết nối.

Bước 3: Kiểm tra cấu trúc và nội dung dữ liệu

Đối chiếu thông điệp dữ liệu với Phụ lục của Quyết định 1434/QĐ-CHQ; kiểm tra các trường thông tin, kiểu dữ liệu và điều kiện hợp lệ trước khi truyền nhận.

Bước 4: Thực hiện khai thử và xử lý lỗi

Theo dõi phản hồi của hệ thống, ghi nhận lỗi phát sinh và phối hợp với các bên liên quan để khắc phục.

Bước 5: Chuẩn bị phương án vận hành

Hoàn thiện quy trình nội bộ, phân công nhân sự phụ trách và cập nhật hướng dẫn nghiệp vụ để hạn chế gián đoạn khi quy định mới được triển khai chính thức.

Lưu ý: Việc tham gia khai thử nghiệm không thay thế nghĩa vụ tuân thủ các quy định hiện hành về chứng từ điện tử và thủ tục hải quan. Doanh nghiệp cần theo dõi thông báo chính thức để cập nhật thời điểm, phạm vi và yêu cầu triển khai cụ thể.

5. EZ SHIPPING hỗ trợ doanh nghiệp khai báo hải quan, hạn chế rủi ro hồ sơ

Quy định về định dạng dữ liệu mới đặt ra yêu cầu doanh nghiệp phải chủ động hơn trong việc chuẩn bị chứng từ, kiểm tra dữ liệu và phối hợp xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình khai báo.

Đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu chưa có bộ phận chứng từ chuyên trách hoặc cần tối ưu quy trình xử lý thủ tục, việc sử dụng dịch vụ khai báo hải quan chuyên nghiệp là một phương án đáng cân nhắc.

EZ SHIPPING cung cấp dịch vụ khai báo hải quan và hỗ trợ thủ tục xuất nhập khẩu, đồng hành cùng doanh nghiệp trong các công việc như:

• Tư vấn, rà soát hồ sơ và chứng từ phục vụ thủ tục hải quan.

• Hỗ trợ thực hiện khai báo hải quan cho hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu.

• Tư vấn các thủ tục chuyên ngành liên quan như giấy phép, kiểm tra chuyên ngành và C/O theo nhu cầu lô hàng.

• Phối hợp xử lý các vướng mắc về hồ sơ, hạn chế sai sót và hỗ trợ doanh nghiệp chủ động kế hoạch thông quan.

Lưu ý: Dịch vụ khai báo hải quan không thay thế trách nhiệm cập nhật phần mềm hoặc thực hiện các yêu cầu kỹ thuật kết nối JSON của doanh nghiệp. Phạm vi hỗ trợ cụ thể sẽ được EZ SHIPPING trao đổi theo tình trạng hồ sơ, loại hình xuất nhập khẩu và nhu cầu thực tế.

Bạn đang có lô hàng cần thông quan nhưng chưa rõ hồ sơ cần chuẩn bị như thế nào?

Liên hệ EZ SHIPPING để được tư vấn phương án khai báo hải quan phù hợp, hỗ trợ rà soát chứng từ và hạn chế rủi ro phát sinh trong quá trình làm thủ tục.

Inbox ngay hoặc liên hệ: Ms. Alice: 0904 818 896 - Ms. Anna: 0986 069 298

Xem thêm:

DỊCH VỤ KHAI HẢI QUAN TẠI CÁT LÁI, HCM

DỊCH VỤ KHAI HẢI QUAN TẠI TÂN SƠN NHẤT

DỊCH VỤ KHAI HẢI QUAN TẠI HẢI PHÒNG

DỊCH VỤ KHAI HẢI QUAN TẠI NỘI BÀI, HÀ NỘI

Website: www.ezshipping.vn

HÀ NỘI

 Địa chỉ: P601, Tòa nhà Thanh Hà, Khu CC2, Khu ĐTM Bắc Linh Đàm, Phường Định Công, TP. Hà Nội
 Phone: 0962 443 088
 Email: cus@ezshipping.vn

TP. HỒ CHÍ MINH

 Địa chỉ: Số 54, đường C1, Phường 13, TP. HCM
 Phone: 0866 129 268
 Email: cus10@ezshipping.vn